QUẢN LÝ ĐÀO TẠO

Ngày đăng: 11h14 - 23/01/2024

Việc đào tạo nhân viên trong mỗi doanh nghiệp hay tổ chức là điều rất quan trọng. Những người lãnh đạo cần tổ chức và lên kế hoạch cụ thể để đào tạo nhân viên một cách hiệu quả. Để làm được đó thì cần bỏ ra rất nhiều thời gian, công sức. Nhưng thật may mắn bởi vì đã có phần mềm XTIME giúp bạn quản lý đào tạo như lên kế hoạch đào tạo nhân viên, cập nhật theo dõi tiến độ bằng cấp và đào tạo nội bộ, bên ngoài cực kỳ tốt. Dưới đây hãy cùng tìm hiểu về điều này nhé.

1. Tìm hiểu về đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp

Đào tạo nhân viên là những buổi học, chương trình cung cấp những kỹ năng, kiến thức cụ thể cho các nhân sự, giúp tăng năng suất trong công việc, đem lại giá trị cho doanh nghiệp. Những buổi đào tạo này sẽ được mở rộng dần và tập chung vào từng phòng ban trong doanh nghiệp, điều đó sẽ giúp nhân viên phát triển hơn tư duy, kỹ năng làm việc hiệu quả.

Đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng

Nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách đào tạo nhân viên một cách hiệu quả nhất. Các lãnh đạo phải lên một kế hoạch đào tạo nhân viên một cách thật rõ ràng, sắp xếp thời gian đào tạo, đầu tư đào tạo một cách hợp lý. Điều đó sẽ giúp nhân viên được thoải mái phát triển bản thân hơn, tránh được việc giảm năng suất.
Theo khảo sát của PwC đối với 22,000 nhân viên thì có 53% nhân viên cho rằng việc làm của họ sẽ trở nên lỗi thời hoặc thay đổi do tự động hóa. 77% nhân viên cho rằng phải đào tạo lại hoặc học thêm những kỹ năng mới hiện nay. Điều này cho thấy việc đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp vô cùng cần thiết và quan trọng.

2. Vấn đề gặp phải khi lập kế hoạch quản lý đào tạo nhân viên

Việc lên kế hoạch đào tạo nhân viên tiêu tốn khá nhiều thời gian của các lãnh đạo trong doanh nghiệp. Từ việc thống kê trình độ của mỗi nhân sự, lên lịch đào tạo từng phòng ban sao cho hợp lý cho đến lên phân bố thời gian, địa điểm đào tạo bên ngoài. Thực sự việc này khiến các doanh nghiệp phải tốn thời gian, công sức để suy nghĩ để quản lý. Chưa kể đến việc phải tối ưu lại tài liệu, kiến thức và các kỹ năng trong mỗi buổi đào tạo.

3. Quản lý đào tạo trong phần mềm XTIME

Nếu bạn đang đau đầu với việc lên kế hoạch đào tạo nhân sự thì phần mềm XTIME ở chúng tôi sẽ giúp giải quyết vấn đề này. Phần mềm XTIME là phần mềm giúp bạn quản lý nhân sự, công việc vô cùng hiệu quả sử dụng công nghệ hiện đại hiện nay.
Đặc biệt phần mềm có chức năng quản lý đào tạo:

Cập nhật theo dõi bằng cấp trình độ.
Lên kế hoạch đào tạo nhân viên.
Đào tạo nội bộ và đào tạo bên ngoài.

Chúng ta hãy cùng tìm hiểu chi tiết về từng phần ở bên dưới này nhé:

3.1 Cập nhật theo dõi bằng cấp và trình độ của nhân sự

Đối với mỗi doanh nghiệp thì việc "cập nhật theo dõi bằng cấp và trình độ" của nhân viên là một phần quan trọng trong quá trình quản lý đào tạo. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp có thông tin chính xác về bằng cấp trình độ của nhân viên, mà còn theo dõi sự phát triển hay đi xuống về trình độ của nhân viên trong công việc.

Phần mềm XTIME giúp doanh nghiệp theo dõi trình độ nhân sự một cách hiệu quả

Bằng việc sử dụng quản lý đào tạo trong phần mềm XTIME sẽ giúp việc đào tạo nhân sự trong phòng ban được hiệu quả, cần thiết hơn. Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu quả của việc đào tạo mà còn đảm bảo rằng các nhân viên sẽ được đào tạo một cách cần thiết về kỹ năng, định hướng phát triển bản thân, tiêu chí mục tiêu của doanh nghiệp. Theo dõi trình độ của nhân viên sẽ giúp cho doanh nghiệp biết được nhân viên đó đang thiếu kỹ năng nào, thiếu những kiến thức nào cũng như tư duy làm việc, từ đó giúp buổi đào tạo trở nên bổ ích và hiệu quả hơn.
Đặc biệt việc quản lý trình độ nhân viên sẽ giúp xây dựng một đội nhóm vững mạnh và phát triển hơn. Điều này có thể bao gồm việc nhận biết những kỹ năng và kinh nghiệm của từng nhân viên có thể mang lại, từ đó giúp tạo ra đội ngũ nhân viên chất lượng hơn.

3.2. Lên kế hoạch đào tạo nhân viên

Lên kế hoạch đào tạo nhân viên là một khía cạnh quan trọng trong việc quản lý đào tạo trong mỗi doanh nghiệp. Việc này sẽ giúp định hình và phát triển kỹ năng, kiến thức cụ thể cho nhân viên. Từ đó sẽ giúp doanh nghiệp có được đội ngũ nhân sự đầy đủ kỹ năng, kiến thức để làm việc hiệu quả, hướng đến những mục tiêu trong tương lai. Thông qua phần mềm XTIME giúp doanh nghiệp có thể lên lịch kế hoạch đào tạo nhân sự, lên lịch xong phần mềm sẽ thông báo cho những nhân sự có trong chương trình đào tạo biết được lịch cụ thể.
Dưới đây là những tác dụng mà việc lên kế hoạch đào tạo nhân sự mang lại:

Nâng cao năng lực và hiệu suất làm việc: Giúp cung cấp kiến thức, kỹ năng cần thiết để nhân viên hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Gắn kết và tăng sự hài lòng của nhân viên: Khi nhân viên được đào tạo một cách hiệu quả, họ sẽ cảm thấy được quan tâm và tầm quan trọng của bản thân, từ đó tạo ra sự gắn kết với tổ chức.
Tạo ra một đội ngũ nhân viên năng động và linh hoạt: Đào tạo nhân viên giúp nâng cao sự linh hoạt và đa năng của đội ngũ nhân viên.
Tăng cường cạnh tranh và phát triển bền vững: Nhân viên được đào tạo sẽ có khả năng đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của công việc mới, định hướng phát triển của doanh nghiệp.
Giảm chi phí và lỗ hổng nhân lực: Khi nhân viên được đào tạo tốt, họ có khả năng làm việc độc lập và hiệu quả hơn, giảm thiểu sự phụ thuộc vào nguồn nhân sự khác. Điều này giúp giảm thiểu chi phí tuyển dụng và đào tạo mới, cũng như giảm thiểu rủi ro mất nguồn nhân lực quan trọng.

3.3. Đào tạo nội bộ và đào tạo bên ngoài

Phần mềm XTIME giúp bạn dễ dàng lên lịch đào tạo nhân sự nội bộ lẫn bên ngoài một cách phù hợp. Dựa vào việc theo dõi trình độ nhân sự, doanh nghiệp sẽ dùng phần mềm thông báo cho những nhân sự nhận được lịch trình đào tạo cụ thể và địa điểm ở đâu. Việc này rút ngắn thời gian lên lịch và thông báo cho từng nhân viên.

4. Quy trình đào tạo nhân sự mới trong doanh nghiệp

Những nhân sự mới khi được nhận vào doanh nghiệp thì sẽ trải qua bước đào tạo trong giai đoạn đầu. Dưới đây là những bước trong đào tạo nhân sự mới mà mọi người cần biết:
Bước 1: Cần xác định rõ ràng nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp
Để có một chương trình đào tạo nhân sự hiệu quả thì ban lãnh đạo đứng đầu phải xác định rõ ràng nhu cầu của doanh nghiệp của mình.
Đặc biệt cần xác định rõ mục đích của chương trình đào tạo. Cụ thể như sau:

Nhân sự mới sẽ được đào tạo kỹ năng nào?
Độ hiệu quả có thể mang lại sau khi đào tạo nhân sự mới là gì?
Số lượng nhân sự mới tham gia vào chương trình đào tạo?
Chương trình đào tạo có thể kéo dài bao lâu?

Bước 2: Xây dựng chương trình và kế hoạch đào tạo nhân sự

Trong quá trình đào tạo cần truyền tích cực tương tác, cảm hứng cho nhân sự

Một khi xác định được mục tiêu thì doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch dựa vào mục tiêu đã xác định ở bước 1. Những khía cạnh của chương trình đào tạo có thể hiểu như sau:

Người đào tạo là ai?
Chương trình đào tạo sẽ diễn ra với tần suất như thế nào?
Mức độ đào tạo nhân sự nào sẽ phù hợp nhất?
Chương trình đào tạo sẽ là online hay offline?

Đặc biệt, doanh nghiệp cần chuẩn bị tài liệu khoa học và phù hợp với yêu cầu của buổi đào tạo. Để có người đào tạo trực tiếp có thể nắm rõ, từ đó truyền đạt thật chi tiết cho nhân sự.
Bước 3: Tiến hành việc đào tạo nhân sự mới
Khi đã có kế hoạch đào tạo cụ thể, rõ ràng thì doanh nghiệp có thể tiến hành đào tạo nhân sự mới. Trong buổi đào tạo, người đào tạo cần tích cực tương tác với các nhân sự, khuyến khích nhân sự đóng góp ý kiến, thảo luận để buổi đào tạo diễn ra thoải mái hơn. Đặc biệt cần truyền cảm hứng tích cực đến nhân sự, để họ có sự tin tưởng và động lực để cống hiến hết sức mình.
Bước 4: Kiểm tra và đánh giá sự hiệu quả của chương trình đào tạo
Sau khi buổi đào tạo kết thúc thì doanh nghiệp cần phải kiểm tra, thống kê, đo lường, phân tích và đánh giá kết quả của chương trình này. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu lại chương trình đào tạo, giải quyết các vấn đề tồn đọng, điều chỉnh lại tài liệu cho hợp lý. Từ đó sẽ giúp tiết kiệm thời gian đào tạo và chi phí khi đào tạo cho nhân sự.

5. Một số lưu ý khi đào tạo nhân sự mới

Giới thiệu cho nhân sự mới một cách chi tiết về tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp,…
Đào tạo, chia sẻ những thông tin một cách rõ ràng, dễ hiệu, nên tránh những sự sai sót, thiếu chuyên nghiệp trước nhân sự mới.
Thể hiện tinh thần, văn hóa doanh nghiệp và truyền cảm hứng cho nhân viên. Giúp họ cảm thấy sự tôn trọng mà doanh nghiệp dành cho và tầm quan trọng của bản thân.
Đặc biệt người đào tạo cần có chuyên môn cao, kinh nghiệm để giúp nhân sự mới và doanh nghiệp hiểu nhau hơn.
Cần tập trung đào tạo những nhu cầu cần thiết và kỹ năng làm việc cho nhân sự. Tránh lãng phí thời gian đào tạo, giúp tiết kiệm ngân sách.
Doanh nghiệp cần có những cam kết với nhân sự về giá trị sẽ nhận được sau buổi đào tạo, nâng cao năng suất làm việc,…

Trên đây là một số điều bạn cần biết về chức năng quản lý đào tạo của phần mềm XTIME và quy trình của buổi đào tạo nhân sự mới. Phần mềm XTIME hứa hẹn sẽ mang lại những lợi ích lớn trong việc quản lý doanh nghiệp, giúp lãnh đạo kiểm soát tiến độ công việc một cách tốt hơn. Hãy nhanh tay để đăng ký XTIME để trải nghiệm ngay độ hiệu quả, tác dụng to lớn mà nó mang lại cho doanh nghiệp nhé.

Quốc Trung